Udgivet pr. 15. april 2019
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
AG er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Hvis du har uddybende spørgsmål til vores persondatapolitik, er du velkommen til at rette henvendelse til det til en hver tid valgte forretningsudvalg.
Vi behandler følgende personoplysninger:
- Medlemsoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse. - Oplysninger om ledere og trænere:
Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer. - Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
CPR-nummer, i forbindelse med indhentelse af børneattest.
Hvor indsamler vi oplysninger fra?
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I enkelte tilfælde kan der være andre kilder, som fx offentlige myndigheder og idrættens hovedorganisationer.
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke.
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Levering af varer og ydelser du har bestilt
- Administration af din relation til os.
Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
- Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
- Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
- Opfyldelse af lovkrav
- Administration af din relation til os.
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Deltagelse i holdtræning og særlige events
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til årsmøde
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
- Foreningen er medlem af idrætsorganisationer. Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end at du giver tilladelse. Vi indhenter derfor kun din tilladelse, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter din tilladelse, er det frivilligt, om du vil give den, og du kan til enhver tid trække den tilbage ved at give os besked om det.
Ved tegning af medlemsskab i AG accepterer du, at dit for- og efternavn fremkommer på hjemmesiden/Conventus, på det/de hold, du er tilmeldt.
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner:
- Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Du betragtes som værende medlem i det år du tilmelder dig en aktivitet og minimum frem til og med næste årsmøde. Herefter vil vi af praktiske og administrative hensyn opbevare dine almindelige medlemsoplysninger frem til næstkommende årsskifte. Altså indeværende år plus tre (3) år. - Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen. - Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Bogføringsbilag, herunder fx lønbilag eller tilsvarende, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om. Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse.
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til bestyrelsen. Du kan via medlemslogin selv se og tilrette dine personoplysninger, samt se hvilke data, der er gemt om dig.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. datatilsynet.
Vi anvender mails, sms og facebook vedrørende kommunikation til dig. Mails og sms vil typisk være generelle forhold, der har betydning for din træning (eks. aflysning af hold/kampe/events). Mails og sms anvendes også ved personlige forhold i relation til medlemsskabet eks. i relation til indmeldelse og udmeldelse, betalingsforhold.
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse
